Часто в погоне за цифровизацией возникает идея автоматизировать все и сразу. И в первом приближении кажется, что это не составит труда. Со словами «сейчас все автоматизируем, и оно будет работать само» команды принимаются за работу.

Однако на практике, автоматизация некоторых  процессов не всегда полезна, а автоматизация “всего и сразу”, как правило, оказывается очень дорогой и поэтому чаще всего не окупается. А бывает и так, что она оказывается просто вредной.

Резонно возникает вопрос: в каких случаях автоматизация процессов НЕ оправдана?

Недавно наш заказчик, крупная торговая сеть,  попросил внедрить в систему автоматическое заполнение выходных и праздничных дней из Производственного календаря. Аргументация была в том, что такой календарь ежегодно утверждается, есть в 1С, и тем самым будет исключен человеческий фактор.

Предварительная оценка показала, что на реализацию этой задачи уйдет большое количество человеко-часов , а выгода была бы в том, что в систему автоматически вводилось 14 праздничных дней один раз в год. Сомнительная выгода.

Вывод: не стоит автоматизировать те процессы, которые исполняются очень редко.

Следующий прецедент  – это процессы, в которых возможны отклонения от стандартного алгоритма. Разработчики обычно используют два варианта решения таких задач.

Первый, самый жесткий, – это дать пользователю только одну возможность реализовать процесс.

Пример для иллюстрации. Допустим, нам нужно автоматизировать процесс сортировки результатов биологических исследований по цветам. Красные – в первый столбец, синие – во второй. Иных вариантов цветов быть не должно. Однако в реальной жизни все не всегда однозначно. Если появится зеленый цвет, то либо система перестанет работать, либо придется признать зеленый цвет синим и отправить его во второй столбец со всеми вытекающими последствиями.

Поэтому чаще используется второй подход, при котором при автоматизации стараются предусмотреть все возможные варианты. В нашем случае результаты будут сортироваться также по зеленому цвету, а если появится желтый  – то и по нему, и так далее. Постепенно будет появляться больше вариантов цветов и их оттенков, которые необходимо будет добавлять в систему. В результате, по мере усложнения процесса, трудоемкость и стоимость автоматизации начинают расти по экспоненте.

В итоге мы получаем дорогую и капризную систему, которая испытывает проблемы с быстродействием, распознаванием цветов и требует значительных затрат на эксплуатацию. Чем сложнее система, тем ниже ее надежность. А там, где страдает надежность, появляются дополнительные расходы, связанные с вынужденными простоями.

В результате заказчики будут недовольны работой системы, а конкуренты в это время поставят пару человек с невысокой зарплатой, и те будут спокойно, быстро и незатейливо сортировать результаты вручную.

Отсюда следует следующий вывод: всегда необходимо оценивать экономическую эффективность автоматизации. Во многих случаях ручной труд обходится значительно дешевле, и это важно учитывать.

Адепты автоматизации могут возразить, что в ручных процессах присутствует человеческий фактор и человек может допустить ошибку. Да, может. Но и программа может допустить ошибку, особенно если процесс слишком сложен. При этом важно учитывать, что у программных ошибок иная природа: они часто носят системный характер, повторяются при определенных условиях и требуют усложнения алгоритма для устранения. Это, в свою очередь, делает систему еще более дорогой и менее надежной. Ошибки человека, напротив, чаще всего носят случайный, “разовый” характер.

И здесь мы подходим к следующему моменту. Очень часто решение о внедрении сложной и дорогой автоматизации принимается с целью полностью исключить ошибки или существенно сократить их количество. Однако совершенство недостижимо и почти никогда не оправдано экономически.

В случае ручной сортировки результатов исследований, если один цвет попадет не в свой столбец, ничего страшного не будет. Устранить это легко и просто. При этом стоимость подобных ошибок, как правило, не превышает затрат, которые потребовались бы на автоматизацию данного процесса.

Главный вывод из всех этих примеров  – прежде чем начинать автоматизировать что-либо, важно задать себе вопрос: зачем вы это делаете? Сама по себе автоматизация не является целью, она лишь средство ее достижения.

Только если вы сможете четко сформулировать эту цель, описать результаты и ожидаемые экономические эффекты, тогда вы сможете понять, какая именно автоматизация вам нужна и насколько она оправдана.